0

Управление собственным временем

Помни: в сутках всего 24 часа! Сейчас стало очень популярно использовать различные такти и способы управления собственным временем, time management. Этому посвящено много различных книг и статей. Вот несколько основных способов, которые позволят правильно распоряжаться своим временем.

Базовые принципы управления своим временем

1) Применяйте всегда Если не развить собственную воли и применять метод time management-а лишь иногда, то результата ты никогда не достигнешь. Раз взялся что-то менять в своей жизни — делай это. Если не можешь применять постоянно — ни что тебе непоможет, даже тренер за N факториал условных единиц. 2) Используй только один метод «За двумя зайцами погонишься — ни одного ни поймаешь». В первое время можно использовать несколько способов: чтобы понять какой подходит лично тебе. К примеру, одну неделю способ №1, в другую №2. Но в итоге нужно выбрать один и всегда придерживаться только его. Возможно, при изменении жизненных обстоятельств (смена должности, изменения рабочих условий, смена деятельности) прийдётся поменять способ. Но всё также нужно придерживаться одного метода управления собственного времени. 3) Регулярность Практически это пункт №1 из данного списка базовых принципов, но с другим отличием: через одинаковые промежутки времени используйте свой метода для сортировки дел и планирования траты времени. 4) Системность Определи как управлять своим временем — и используй эту механику, постоянно используй эту схему. Будь своей сосбтвенной системой. 5) Оценивай время чуть завышено Часто на вопрос «Сколько у тебя займёт времени сделать … ?» мы отвечаем не правильно. Даём себе слишком мало времени. Собственная переоценка ухудшает в итоге настроение, самомнение, чувство собственного величия и мнение окружающих. Лучше задать чуть больше времени, чтобы точно всё успеть сделать и перепроверить. Сделаете раньше срока — успеете отдохнуть, потратить время на что-то другое, да и окружающие оценят то, что задание выполнено раньше срока.

А как удобно?

Очень важно вести список дел в удобном лично тебе формате. Это может быть простой блокнот, приложение Things, календарь google или что-то другое. Попробуйте несколько инструментов, чтобы определить подходящее. К инструментов для списка дел нужно предъявлять только два основных требования:

  1. Удобно для тебя
  2. Все под рукой

Совет: не планируйте слишком далеко, ваш список дел не должен напоминать бизнес план восточного типа. (На востоке бизнес планы пишут миниум на 100 лет вперёд) Лучший список дел — тот, который быстро заканчивается.

Матрица Эйзенхаура

Матрица Эйзенхаура Матрица состоит из 4 секторов:

  1. Важные срочные — то то нужно сделать прямо сейчас. Если тут пусто — то ты идеален. Этот сектор для аврала и внештатных ситаций.
  2. Важные несрочные — этим задачам нужно посвятить основное время. Максимальная отдача от таких задач.
  3. Неважные срочные — странные задачи. Они не двигают к цели, а делать нужно. Хорошо, если такие задачи можно делегировать кому-то другому.
  4. Неважные несрочные задачи — не делайте их. Просто отзывайтесь от таких задач.

Несколько советов:

  • Делегируй задачу тому, кто бы записал такую задачу в важные.
  • Держи не более 10 задач
  • Делегированные задачи нужно держать отдельно
  • Необходимо оценивать правильно, а не пихать всё подряд в «срочные и важные»

Прогрессивный джипег

Этот способ придумал/разработал/описал дизайнер Артемий Лебедев. При выполнение какой-либо задачи нужно сконцентрироваться на альфа версии. Эта версия включает в себя все данные, всё что необходимо было добавить/использовать. Не нужно наводить красоту в альфе. Как только альфа версия будет готова (когда задание можно считать выполненым), то тогда можно приступать к перфекионизму: добавлению котиков, подбору шрифтов, и так далее. Зачем так делать? Часто получается, что всё время потраченно только на 1/10 работы. Но это часть выполнено красиво зато. Зачем красота, если цель — результат. Задача вель не стояла в том, чтобы сделать всего лишь красивую часть? Плюсы прогрессивного джипега в том, что сделав альфу версию у тебя всегда будет резьльтат, всегда можно отвлечься на какой то срочную авральную новую задачу. Перфекционизм — убийца времени, на его сторону стоит переходить тогда, и только тогда, когда есть время. Ещё способы для оптимизации использования времени:

  • Выделяйте 30 минут в день на домашние дела. Тогда не прийдётся все выходные тратить на уборку и etc. А можно будет пойти в кино, в бар, насладиться погодой…
  • Пиши в таблчику что ты сделал за час. Это поомжет наглядно понять собственную не эффективность и нечтожность. Пустые строчки подгоняют. Постепенно количество записей в табличке будет всё больше и больше, и в неделю будете успевать делать то, что раньше делали за 3 недели.
  • Жёстко нормируйте время. Покурить — 2 минуты. Обед — 30 минут. Пикабу — 20 минут. Проверка почты — 60 минут. Это поможет не тратить время попусту и понять, что является главным «похитителем времени». Со временем само собой произойдёт оптимизация временных затрат и на ненужно будет тратиться меньше времени. Или научитесь совмещать: читать пикабу пока курите, проверять почту за обедом и так далее.

Человек должен быть мотивирован морковкой сзади и морковкой спереди

Мотивируйте сами себя. «Если я сделаю презентацию за час, а не за 2, тогда я пойду и куплю себя мороженное.» «Если я открою до обеда пикабу, то я не пойду обедать». Выставляйте себе собственные KPI и стремитесь к ним, если выполните их, то похвалите себя (купите пива после работы), а если не достигните поставленных целей — наоборот, накажите себя (лишите себя XBOXа на выходных).

Мифы о внедрения Time management

Теперь я всё успею и ничего незабуду!

Ага, просто помни, что в сутках 24 часа, а суток в году 365. Управление собственным временем позволит рационально его тратить, а не выполнять работу за целую корпорацию.

Всё расписано по минутам. Можно жить спокойно.

Не все люди так живут, люди имеют особенность опаздывать, не выполнять свою часть работы во время. Важно иметь резерв времени, чтобы сдвиг одной задачи не оказал негативное влияение на другие задачи.

Раз задача записана в план, то я её выполню

То что задача записана, не является гарантией её выполнения. Форс-мажоры и лень никто не отменял. Часто люди забивают на невыполнение мелким, неважных задач. Нужно испытывать вину, даже за малейший перенос задачи по собственной причине.

Записал задачу, поставил сроки и всё сделаю

Часто в списках задач на выполнение появляется много мусора, ненужных и пустых задач. Создай черновик для мыслей — пусть задача перед попаданием в список пройдёт через «песочницу».

Формулировка задачи

Очень важно правильно формулировать задачу, особенно для себя. Не стоит писать «Сесть на диету». Это слишком размыто и абстрактно. Если есть возможность, то следует разбить задачу на подзадачи. Разбиение поможет повысить собственную эффективность.

Полезные советы по управлению собственным временем:

  • Ноль задач на сегодня: в конце дня оставлять только пустой список дел. Не уходите домой если нужно что-то сделать. Это так же поможет грамотно сортировать задачи.
  • Сначала долги: если даже что-то осталось со вчерашнего дня, то сперва займитесь этим.
  • Трезво оценяйте собственные силы: определите свою собственную производительность.
  • Ставьте задачу на паузу, если нет установленных сроков
  • Если задача не ваша, то сражу избавьтесь от неё — пусть её занимается тот, чья эта задача.
↑ Наверх